Screenshots
Ontdek hoe het Groeiportaal is ontstaan om de uitdagingen van consortiumprojecten op te lossen.
€1 miljard budget
8 domeinen
61 projecten
330 partners
Jaarlijks, in Q1
Financiële partnerrapportage
Inhoudelijke projectrapportage
Publicaties & patenten
Excel imports
Tweetalig interface
Huisstijl van NXTGEN
NXTGEN Hightech is een van de grootste consortia binnen het Nationaal Groeifonds, met een investering van €450 miljoen aan subsidie in de Nederlandse hightech sector. Met ruim 330 projectpartners die jaarlijks rapporteren over 61 projecten is er een grote hoeveelheid data die verzameld moet worden.
Na het eerste loopjaar van het programma te hebben gewerkt met begrotingen en realisaties door middel van Excel spreadsheets en handmatige e-mailcommunicatie, liep het programmabureau door de omvang van het consortium meteen tegen de limieten van deze werkwijze aan.
Tijdens het tweede loopjaar is NXTGEN bij ons gekomen met de vraag of we deze werkwijze konden stroomlijnen door middel van een online portaal.
Het programmabureau van NXTGEN Hightech is verantwoordelijk voor de juistheid van de rapportages van het hele consortium. Hierdoor zijn er meerdere controlestappen nodig: de penvoerder/projectleider dient alle partnerrapportages te controleren, en vervolgens dient het programmabureau de projectrapportages te controleren. Deze acties moeten na elkaar gebeuren, waardoor de doorlooptijd hoog oploopt.
Verder was de Excel rapportage foutgevoelig door de grote hoeveelheid mogelijkheden die dit voor de gebruiker openlaat. Én deze Excels moesten vervolgens heen en weer gemaild worden ter controle, wat direct het probleem met versiebeheer blootlegt.
Door het Groeiportaal te gebruiken hebben de projectleiders en het programmabureau nu ten alle tijde overzicht over de status van de indiening, en kunnen dus aan de slag met reviewen zodra de rapportages binnen zijn.
Verder heeft Bronscode de overgang vanuit de oude Excels naar het portaal gefaciliteerd door een inleesproces op te zetten met uitgebreide checks op (typ)fouten en inconsistenties.
€192 miljoen budget
3 consortia
23 projecten
200 partners
Drie keer per jaar,
in 4 weken
Financiële partnerrapportage
Inhoudelijke partnerrapportage
Inhoudelijke projectrapportage
Deliverables rapportage
Publicaties & patenten
Prototypes & demonstrators
Deliverables
Penvoerder rol
Huisstijl van TBL
Geen review stap
Toekomstbestendige Leefomgeving (TBL) is een samenwerking van drie consortia in de ontwerp-, bouw- en technieksector met een focus op emissievrije, circulaire en klimaatbestendige innovaties.
Het programmabureau van TBL liep tegen veel van dezelfde problemen aan die we bij NXTGEN zagen. Na het uitwisselen van hun ervaringen met NXTGEN is TBL dan ook overgestapt op het Groeiportaal. Tijdens dit tweede implementatietraject zijn er meerdere uitbreidingen op het portaal geweest om verder ook de specifieke uitdagingen van TBL op te lossen.
Tijdens het tweede loopjaar is NXTGEN bij ons gekomen met de vraag of we deze werkwijze konden stroomlijnen door middel van een online portaal.
Het TBL groeifonds is opgebouwd uit drie vrij verschillende en zelfstandige consortia: Infra, Gebouwen en Ecosysteem. Elk van deze consortia had een net andere werkwijze ontwikkeld, en hield ook hun eigen begrotingen bij. Dit maakte versiebeheer lastiger.
Verder werkt TBL voor het inhoudelijke deel van de NGF rapportage met deliverables die per werkpakket een doelstelling representeren, waarover vervolgens de voortgang gerapporteerd kan worden. De verantwoor-delijkheden voor de deliverables en voor de financiële rapportage liggen vaak verdeeld. Dit maakte de communicatielast hoger.
Voor TBL heeft Bronscode het Groeiportaal o.a. uitgebreid met een deliverablerapportage, die los van de financiële rapportage ingevoerd kan worden. Hiertoe is ook het rollensysteem uitgebreid, zodat er verschillende rechten zijn voor de deliverable en financiële rapportage. Daarnaast is ook een “penvoerder” rol is toegevoegd voor de leiding van elk van de consortia.
Verder hebben Bronscode en TBL bij de inbedding samengewerkt om het Groeiportaal zo in te richten dat de verschillen tussen alle drie de consortia tegelijk ondersteund worden. Hiermee vormt het Groeiportaal nu een single point of truth voor het hele programma.
